L’entreprise est un système
Certains d’entre vous posent la question “qui organise l’entreprise ? “ C’est une excellente question qui pourtant n’est pas tout à fait bien posée. En effet, l’entreprise est un système complexe. Chaque élément du système (chaque personne) agit sur le système tout entier. Chaque acteur est capable à la fois de le faire fonctionner, et de le faire dysfonctionner.
Revenons à du concret et prenons l’exemple de la petite boulangerie de mon quartier : qui produit le résultat final ? Est-ce le boulanger qui fait du bon pain et de bons gateaux ou sa femme qui accueille bien les clients ? Ou est-ce tout simplement que la boulangerie est située juste devant l’arrêt du tram ? Peut-être cela vient-il du fournisseur qui offre des farines excellentes ? A moins que ce soit dû aux excellentes recettes que notre boulanger se procure lors des formations qu’il suit régulièrement ?
Voilà ce qu’est un système : chacun des éléments agit sur les autres et sur le sytème tout entier.
Manager une entreprise, c’est manager un système. A qui revient cette mission ? Au patron bien sûr, mais il ne peut le faire seul, il a besoin de ses équipes. Et chez notre boulanger qui organise l’entreprise ? Lui sans doute, mais sans doute le fait-il aussi avec ses collaborateurs.
Comment procéder ? Tout doit commencer par une cartographie, un état des lieux. Toutes les activités d’une entreprise peuvent se représenter sous forme de processus. Un processus est une succession d’étapes qui vont permettre d’atteindre un objectif. Retournons chez mon boulanger. Quelles sont les étapes à mettre en oeuvre pour fabriquer du pain ? Je vous renvoie aux multiples recettes de pain… et à difficulté de faire aussi bien que mon boulanger.
Organiser l’information. D’abord il faut savoir combien de pains l’on doit fabriquer, de quels types et pour quel moment de la journée ? Autant de sous-processus… Quand on aura identifié toutes les étapes de la fabrication on aura modélisé l’organisation. Mon boulanger fait cela naturellement car il le fait depuis longtemps… C’est un professionnel, il est autonome, ce qui n’est pas le cas de son apprenti. Nous sommes là en présence d’une autre caractéristique du management d’un système : plus les opérateurs sont compétents, moins ils ont besoins de procédures… On ne sort pas son livre de cuisine pour faire cuire un oeuf… En revanche, plus on est nombreux, plus on a besoin d’organiser l’information.
Chez mon boulanger, quand un client commande une pièce montée, la boulangère l’écrit sur un cahier et le dit à son mari. Cest tout. Dans une multinationnale, la masse d’informations qui circulent en tout sens a besoin d’être organisée. Dès qu’on atteint 8/10 personnes, il faut faire ce travail, sous peine de s’énerver souvent et de perdre bien du temps.
Je vous renvoie à la rubrique “outils” du site : Vous y trouverez des outils d’organisation.
Manager l’entreprise est-il un métier à plein temps ? Un métier, oui. A plein temps ? Certainement, si l’on est dans une grande entreprise. Dans les plus petites, c’est un métier à temps partiel, le patron exerçant souvent d’autres fonctions, de production comme mon boulanger, mais aussi commerciales, techniques, informatiques, financières, etc…
Comment dans ces conditions, organiser l’entreprise ?
Et nous parlerons dans un prochain post de l’intérêt d’utiliser les concepts du lean et la méthodologie de résolution de problèmes en groupe.
A bientôt.
