A qui la faute ? Ce qui énerve le plus lorsqu’on travaille sans organisation, c’est l’impression de temps et d’énergie perdus . Et bien sûr, on est persuadé(e) que c’est de la faute des autres ! Forcément puisque nous, nous faisons tout notre possible ! Nous travaillons de plus en plus, et de plus en plus vite… et ça ne suffit toujours pas. Pourquoi ?
Changer le système. Ce ne sont pas les êtres humains qui sont en cause, c’est le système. Posons-nous 5 minutes et observons ce qui se passe. Prenez un peu de recul, comme si vous observiez votre entreprise depuis la lune… Que voyez-vous ? Des humains qui s’agittent et courrent dans tous les sens, ils parlent, téléphonent, reçoivent et envoient des mails, des courriers, des colis… se déplacent. Certains produisent aussi des biens matériels, mais dans l’ensemble, ce que s’échangent tous ces humains, c’est… de l’information. Ceux qui produisent des biens transportent aussi des matières et des produits… L’activité humaine serait-elle une gigantesque histoire de transport ? Oui. Cent fois oui ! (Déjà dans la préhistoire, les hommes se déplaçaient beaucoup).
Le modèle du lean. Le ”Lean management” est un ensemble de concepts et d’outils d’organisation fondés sur 2 grandes idées : la première idée est que toute activité humaine peut être représentée sous forme de flux, on dit aussi des processus, c’est ce que j’appelle “transport” dans mon exemple. La seconde idée est que la performance vient, non des efforts que l’on fait, encore moins du mal que l’on se donne, mais de la suppression de toutes les activités n’ayant pas de valeur ajoutée, pas d’intérêt.
Identifier les flux. Comment transposer cela à notre entreprise ? Il faut identifier les flux d’information et de communication puis les organiser. Cela demande un peu de temps mais il existe de bons spécialistes qui peuvent vous accompagner dans ces démarches. (Contactez-nous). Il faut ensuite faire un tri : il existe des informations qui servent à tout le monde, tout le temps, mais pas nécessairement au moment où elles sont produites. Exemple : la mise à jour d’un fichier, l’annonce d’un nouveau tarif, de nouveaux produits, le suivi d’un client, d’un dossier, d’un groupe de travail…
Communiquer au bon moment. Ces informations sont intéressantes et utiles, mais pas en temps réel. A quoi bon informer tout notre environnement chaque fois que nous produisons de l’information. Nous encombrons les boîtes mail… et finalement, ne lisons pas ce courrier. Le comble, c’est que lorque, un mois plus tard, on en aurait besoin, nous ne savons plus ce que l’information est devenue… Que de temps et d’énergie perdus… Or, il faut savoir que plus le temps passe, plus nous produisons d’information. Il va falloir s’organiser…
Internet et les réseaux sociaux. Lorqu’il nous arrive de rechercher de l’information à titre personnel, comment procédons-nous ? Nous recherchons le moyen le plus rapide et le plus fiable : internet. Comme quoi nous savons bien spontannément être efficaces !
Des “goulots d’étranglement” dans les circuits décisionnels. Pourquoi est-ce si difficile en entreprise ? Parce que nous obéissons à des règles posées il y a 50 ans ou davantage. Traditionnellement, celui qui décide est celui qui est responsable des dommages causés si la décision est mauvaise : le N + 1, le patron, le chef. Les risques liés aux prises de décisions à l’époque étaient tels que la prudence était de mise. De nos jours, la compétence s’est formidablement développée. Il existe dans les entreprises un grand nombre de salariés capables de prendre des décisions avec pertinence. Alors pourquoi les circuits décisionnels génèrent-ils encore de véritables “goulots d’étranglement” dans certaines organisations ? Parce que qu’on n’a jamais remis en cause les circuits décisionnels.
Travailler en “transverse”. Bien des responsables ont compris cette difficulté et préconisent de travailler en “transverse”, c’est-à-dire de collaborer sur certains dossiers avec d’autres personnes, d’autres services, fonctionnels la plupart du temps. Très bien. Mais que se passe-t-il au moment de décider ? La décision finale est prise par la hiérarchie… qui n’a pas le temps de tout traiter puisque tous les dossiers finissent sur son bureau.
Changer les règles. Nous sommes coincés entre des injonctions contradictoire : “Obéis à la hiérarchie”, “travaille en transverse”. C’est à tomber fou ! Pour sortir de ce casse tête, il faut changer la règle “Obéis à la hiérarchie” (qui n’en peut plus non plus, cela dit au passage…) et co-construire ensemble de nouvelles règles : Qui est responsable ? De quoi ? Qui décide de quoi, quand, comment. Qui informe-t-on ? Comment et où trouver l’information. Partager le pouvoir de décision, c’est partager le pouvoir, tout court. Et le plaisir aussi, car décider est bien plus intéressant que d’obéir… La généralisation des systèmes intranet donne toute satisfaction lorqu’elle est accompagnée, animée. Les spécialistes préconisent de passer de l’information “distribuée” à l’information “disponible”. Les mails qu’on envoient alors sont ceux qui nécessitent une réponse rapide.
Perdre du temps pour en gagner. Toute l’activité humaine peut-être représentée sous forme de flux… toute, sauf une : la relation. Ce lien qui nous relie les uns aux autres, ce plaisir que nous prenons, “pour rien” à échanger avec tel ou telle, à travailler avec, à rire et se détendre aussi… cette activité là ne peut être ni mesurée, ni gérée. C’est elle qui fait les bons collègues, le plaisr d’aller au boulot, les équipes unies et les entreprises saines. Le temps “perdu” est du ressourcement, de l’énergie retrouvée.
Et si, la prochaine fois que vous vous apprêtez à envoyer un mail à cette personne que vous appréciez tant et que vous n’avez pas le temps de voir, si vous alliez tout simplement lui parler dans son bureau ?
A vous de voir….
A bientôt !
